Darželio kompiuteriuose per metus susikaupia stebėtinai daug: grupių veiklos planai, valgiaraščiai ir jų derinimo raštai, tėvų sutikimai, vaikų pasiekimų aprašai, šventės scenarijai ir, žinoma, nuotraukos – šimtai nuotraukų iš kiekvienos šventės, išvykos ar projekto. Būtent nuotraukos dažniausiai ir užpildo visą turimą vietą greičiau, nei kas nors pastebi, o ištrinti jų niekas nedrįsta.
Kasdienės smulkmenos, kurios virsta problema
Auklėtoja ieško pernykščio rudens šventės scenarijaus, bet randa tris aplankus panašiais pavadinimais. Raštinėje reikia tėvų sutikimo dėl fotografavimo, o jis pasirodo esąs tik popierinis ir įsegtas nežinia kuriame segtuve. Direktorė nori patikrinti, kuri valgiaraščio redakcija suderinta, ir mato keturis failus be datų. Kiekvienas toks atvejis atima po dešimt minučių – per mėnesį susidaro valandos.
Ne mažiau svarbu ir saugumas: vaikų duomenims taikomi rimti reikalavimai, tad atsitiktinai pasidalintas aplankas su ugdytinių sąrašu gali tapti skaudžia pamoka. Verta iš anksto suprasti, kas nutinka, kai bendro disko nebeužtenka, ir kokius žingsnius įstaiga gali žengti dar prieš tai – tokių patarimų skaitmenine tvarka besirūpinančiai komandai tikrai pravartu.
Nuo ko pradėjome mes
- Nuotraukų atranka. Po renginio paliekame dvidešimt geriausių kadrų, o ne visus keturis šimtus – archyvas sumažėjo perpus.
- Metų aplankai. Kiekvieni mokslo metai turi savo atskirą aplanką su vienoda vidine struktūra, tad reikiamą failą susiranda ir naujokai.
- Sutikimų registras. Vienoje lentelėje matome, kurio vaiko tėvai davė kokį sutikimą ir iki kada jis galioja – nebereikia kaskart versti segtuvo.
- Prieiga tik grupei. Kiekvienos grupės medžiagą mato tik jos pedagogai ir administracija – taip mažiau rizikos, kad vaikų duomenys pasklis ten, kur neturėtų.
Skaitmeninė spinta, kaip ir tikroji rūbinėlė, tarnauja tik tada, kai kiekvienas daiktas turi savo kabliuką. Sutvarkę failus pastebėjome paprastą dalyką: mažiau laiko prie ekrano reiškia daugiau laiko su vaikais.